Privatlivspolitik
Privatlivspolitikken for medarbejdere i forbindelse med ansættelse (”Privatlivspolitikken”) beskriver, hvordan Nova Consult som dataansvarlig som led i ansættelsen indsamler og behandler personoplysninger vedrørende ansatte. Nova Consult er forpligtet til at være gennemsigtig omkring, hvordan der indsamles og bruges persondata og opfylder databeskyttelsesforpligtelser. Som dataansvarlig indsamler og behandler Nova Consult personoplysninger om ansatte i forbindelse med håndtering af ansættelsesforholdet.
Denne privatlivspolitik er udarbejdet og gjort tilgængelig for at overholde (EU) General Data Protection Regulation (“GDPR”).
1.1 Nova Consult behandler personoplysninger om ansatte, når det er nødvendigt og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Afhængigt af de konkrete omstændigheder omfatter de behandlede personoplysninger følgende typer persondata: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CV, profilbillede, uddannelsesdokumenter, referencer fra tidligere arbejdsgivere og fødselsdato.
1.2 Nova Consult behandler ikke følsomme personoplysninger, det vil sige de særlige kategorier af personoplysninger, som defineret i GDPR, artikel 9, stk., med mindre at disse selv er givet til Nova Consult.
1.3 Nova Consult kan behandle dine straffeattester i forbindelse med rekrutteringsprocessen og løbende i ansættelsen. Formålet er at vurdere, om din straffeattest er forenelig med kravene i den konkrete stilling. I så fald vil Nova Consult gøre dette i overensstemmelse med gældende lovgivning, såsom databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, der kræver samtykke.
1.4 Nova Consult indsamler som hovedregel kun personoplysninger, hvis du direkte har givet disse data. Hvis specifikke omstændigheder tillader eller kræver indsamling af personoplysninger fra tredjeparter, vil Nova Consult kun gøre det, når det er relevant og i det omfang, det er nødvendigt og med samtykke hvis det er muligt. Nova Consult vil informere herom, hvilket kan ske ved at opdatere denne fortrolighedspolitik. Personoplysninger kan indsamles fra tredjeparter, hvis der gives samtykke til indsamling af referencer fra tidligere arbejdsgivere.
1.5 Hvis Nova Consult har behov for at indsamle flere personlige data end det, der er angivet ovenfor, vil Nova Consult informere dig direkte eller stille information om ændringerne til rådighed ved at opdatere denne privatlivspolitik.
2.1 De personoplysninger, som Nova Consult indsamler om dig, behandles til følgende formål:
2.1.1 At behandle informationer til grundlag for varig ansættelse.
2.1.2 At være i stand til at oprette og vedligeholde en fortegnelse over alle ansatte til stillinger i Nova Consult.
2.1.3 At indsamle, behandle og opbevare personoplysninger i det omfang, det kræves i henhold til gældende lovgivning, herunder gældende bogføringslovgivning.
3.1 Nova Consult behandler kun personoplysninger, når Nova Consult har et lovligt grundlag for at gøre det i overensstemmelse med GDPR. Afhængigt af de konkrete omstændigheder sker behandlingen af personoplysninger på følgende retsgrundlag:
3.1.1 Hvis organisationen har bedt om samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, er det juridiske grundlag for behandlingen af sådanne personoplysninger dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a). Dit samtykke kan altid trækkes tilbage ved at kontakte Nova Consult via kontaktoplysningerne i slutningen af denne politik, og hvis samtykket trækkes tilbage, slettes de personoplysninger, der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles, for eksempel for at overholde juridiske forpligtelser.
3.1.2 Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. pkt. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c), herunder eventuelle specifikke regler om behandling af personoplysninger i ansættelsessammenhæng som fastsat i GDPR, artikel 88, såsom § 12, stk. 1, i den danske databeskyttelseslov.
3.1.3 Behandlingen er nødvendig og udføres i Nova Consult legitime interesser og tilsidesættes ikke af dine databeskyttelsesinteresser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f).
4.1 Nova Consult deler kun personlige data med tredjeparter, når det er lovligt tilladt eller påkrævet.
4.2 Nova Consult overfører personlige data til følgende modtagere fra EU/EØS og Data Privacy Framework (EU/USA):
4.2.1 Microsoft Inc.
4.2.2 Danløn A/S
4.3 Fra tid til anden bruger organisationen tredjeparter som leverandører til at hjælpe med at levere tjenesterne. Tredjeparterne vil ikke modtage eller behandle personoplysninger, medmindre den gældende lovgivning tillader en sådan overførsel og behandling. Hvor tredjeparterne er databehandlere, udføres behandlingen altid på baggrund af en databehandleraftale og i overensstemmelse med kravene i GDPR. Hvor tredjeparterne er dataansvarlige, vil behandlingen af personoplysninger blive udført på baggrund af den dataansvarliges databeskyttelsespolitik og retsgrundlag, som de eksterne parter er forpligtet til at informere om, medmindre den gældende lovgivning tillader andet.
4.4 Nova Consult overfører ikke personlige data til lande eller internationale organisationer uden for EU/EØS eller Data Privacy Framework (EU/USA).
5.1 Nova Consult sikrer, at dine personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for behandlingsformålene som beskrevet ovenfor. Nova Consult opbevarer altid personoplysninger i det omfang, der er en juridisk forpligtelse hertil, for eksempel i tilfælde af regnskabs- og bogføringsmateriale og arkivalier.
Hvis du har spørgsmål om opbevaring af dine personlige data, bedes du kontakte den e-mail, der er nævnt under sidste afsnit af denne privatlivspolitik.
6.1 Som registreret under GDPR har den registrerede en række rettigheder:
6.1.1 Du har ret til at anmode om adgang til de personoplysninger, som organisationen behandler om dig, de formål, organisationen behandler personoplysningerne, og om organisationen videregiver eller overfører dine personoplysninger til andre.
6.1.2 Du har ret til at få urigtige oplysninger berigtiget.
6.1.3 Du har ret til at få visse personlige data slettet.
6.1.4 Du har muligvis ret til at begrænse behandlingen af dine personlige data.
6.1.5 Du kan have ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger baseret på årsager og omstændigheder, der vedrører din særlige situation.
6.1.6 Du har ret til ikke at blive underlagt en beslutning, der udelukkende er baseret på automatiserede midler, uden menneskelig indblanding, medmindre beslutningen er nødvendig for din ansættelse, beslutningen har et juridisk grundlag eller er baseret på dit udtrykkelige samtykke.
6.1.7 Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, er du til enhver tid berettiget til at trække et sådant samtykke tilbage. Tilbagetrækning af dit samtykke vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er udført forud for din tilbagetrækning af samtykke.
6.1.8 Du er berettiget til at modtage personlige data, som du har givet til Nova Consult i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
6.1.9 Du kan altid indgive en klage til en tilsynsmyndighed.
6.2 Dine rettigheder kan være underlagt betingelser eller begrænsninger. Derfor er der ingen sikkerhed for, at du vil være berettiget til f.eks. dataportabilitet i den konkrete situation; det vil afhænge af omstændighederne ved behandlingen.
6.3 I forbindelse med forespørgsler vedrørende dine rettigheder, beder Nova Consult dig om at give de nødvendige oplysninger til at behandle din forespørgsel, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så Nova Consult kan identificere dig og svare.
7.1 Nova Consult forbeholder sig retten til at opdatere og ændre denne politik. Hvis Nova Consult gør det, retters datoen og versionen nederst i denne politik. I tilfælde af væsentlige ændringer vil organisationen give besked i form af en synlig meddelelse, for eksempel på intranet eller ved direkte besked.
7.2
Du kan kontakte Nova Consult på nedenstående e-mailadresse, hvis du:
– er uenig i behandlingen eller mener, at behandlingen af dine personoplysninger er i strid med loven,
– har spørgsmål eller kommentarer til denne privatlivspolitik, eller
– ønsker at påberåbe sig en eller flere af dine rettigheder som datasubjekt beskrevet i denne privatlivspolitik
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne politik, eller hvis du ønsker at påberåbe dig en eller flere registrerede rettigheder, bedes du kontakte Nova Consult på support@nova-c.dk.
Nova Consult bestræber sig på at gøre alt, hvad Nova Consult kan for at imødekomme dine ønsker vedrørende behandlingen af dine personoplysninger og dine rettigheder som registreret. Skulle du på trods af bestræbelserne ønske at indgive en klage, kan du gøre det ved at kontakte den nationale databeskyttelsesmyndighed.
SERVICES
